Moet jy 'n versoek vir betaling skryf? Alhoewel dit onaangenaam is om kliënte te kontak en hulle te vra om rekeninge te betaal is agterstallig, dit is iets wat mense wat besighede besit en bestuur beslis van tyd tot tyd moet doen. Om die briefsjabloon wat hier verskaf word te gebruik, klik eenvoudig op die prent hieronder. Die dokument sal oopmaak as 'n PDF-lêer wat jy dan kan redigeer, stoor en druk soos nodig. Gebruik hierdie gids vir Adobe printables as jy hulp nodig het met hoe om hierdie dokument te gebruik.
Versoekbrief vir betaling van balansbedrag
Gebruik hierdie sjabloon as jy 'n uitstaande balansbetalingversoekbrief moet skryf.
Vooruitbetalingversoekbrief aan 'n kliënt
Gebruik hierdie sjabloon in 'n situasie waar 'n kliënt met jou gekontrakteer het om produkte of dienste te verskaf waarvoor vooruitbetaling vereis word.
Versoek Brief vir Betalingvrystelling
Gebruik hierdie voorbeeldbrief as 'n beginpunt om die vrystelling van 'n betaling te versoek wat in borg gehou word hangende die voltooiing van 'n transaksie.
Skryfwenke vir 'n betalingsversoekbrief
Alhoewel jy die inligting in die sjabloon moet aanpas om by jou situasie te pas, is dit belangrik om 'n gepaste toon te gebruik en seker te maak dat die dokument professioneel geformateer is.
Gebruik 'n gepaste toon
Wanneer 'n brief aan 'n kliënt of kliënt gestuur word wat betaling versoek, is dit noodsaaklik om jou punt so duidelik as moontlik te kommunikeer terwyl jy 'n positiewe, professionele toon behou. Moenie 'n eerste of tweede versoek stuur wat so negatief is dat die kliënt aangeval voel nie. As die toon te hard is, kan die kliënt voel dat dit geen sin is om 'n verhouding met jou besigheid te probeer voortsit nie. Wanneer dit gebeur, is daar 'n risiko dat die kliënt sal kies om nie die rekening te betaal nie, aangesien hy of sy nie bekommerd is oor die behoud van die verhouding nie.
Gebruik professionele formatering
Gebruik maatskappybriefhoof en 'n standaard besigheidsbriefformaat as jy 'n betalingsversoekbrief per pos of faks stuur. Afhangende van jou maatskappy se korrespondensieprosedures, kan dit ook aanvaarbaar wees dat jy die brief per e-pos stuur. Indien wel, is dit beter om die letter in die liggaam van die e-posboodskap in te sluit eerder as 'n aanhegsellêer. Dit is nie nodig om 'n briefhoofsjabloon vir 'n e-posboodskap te skep nie, maar jy moet die kommunikasie met jou amptelike maatskappy se e-pos handtekening sluit.
Opvolg
As jy 'n betalingsversoekbrief op 'n agterstallige rekening stuur en jy hoor nie binne 30 dae terug van die ontvanger nie, oorweeg dit om 'n opvolgoproep te maak. Soos met die brief, is dit gepas om 'n positiewe toon te handhaaf. Probeer om direk met die persoon wat verantwoordelik is vir die betaling van die rekening te praat en ontvangs van die brief te bevestig. As jy met die verantwoordelike party kan praat, bied aan om kredietkaartbetaling per telefoon of aanlyn te verwerk. Indien nie, vra wanneer jy kan verwag om betaling te ontvang. Maak 'n aantekening van die datum en volg op met 'n laatbetalingsbrief.
Bykomende aksies vir versameling
Indien betaling nie ontvang word soos ooreengekom nie, sal jy die rekening moet eskaleer na die volgende stap in jou maatskappy se prosedure vir die bestuur van agterstallige rekeninge. As die rekening vir 'n lang tydperk onbetaald bly, sal die toon van toekomstige invorderingsbriewe stewiger moet wees, en uiteindelik aan 'n invorderingsagentskap oorgedra word indien nodig. Alhoewel daar beslis omstandighede is waaronder finale invorderingsaksies geneem moet word, is dit nie raadsaam om dit te doen voordat jy elke moontlike manier uitgeput het om die laat betaling vriendskaplik op te los nie. Totdat jy werklik gereed is om die rekening na invorderings te stuur of regstappe te neem, moenie sulke aksies noem in betalingsversoekkorrespondensie met mense of besighede wie se rekeninge agterstallig is nie.