Die handhawing van effektiewe vrywilligerskommunikasie is noodsaaklik vir die sukses van elke niewinsorganisasie. Om vrywilligers energiek en betrokke by hul werk te hou, is dit belangrik om hulle te laat weet wat die organisasie se behoeftes is, waardering uit te spreek vir hul pogings en seker te maak dat hulle verstaan hoe noodsaaklik hul bydraes is. Effektiewe kommunikasie is 'n deurslaggewende element vir die bou van blywende verhoudings met vrywilligers.
Voeg 'n vrywilligersafdeling by jou webwerf
Die byvoeging van 'n vrywilliger-spesifieke afdeling by jou webwerf is 'n goeie manier om met jou huidige vrywilligers te kommunikeer en nuwes te lok. Deur 'n vrywilligerskommunikasiesentrum op jou groep se webwerf op te stel en in stand te hou, sal jy dit vir vrywilligers maklik maak om tred te hou met wat met die organisasie aangaan. Maak seker dat jy foto's of video's vertoon wat vrywilligers in aksie wys (met hul toestemming). Jy kan ook dinge soos vrywilligersgeleenthede, komende komiteevergaderings en ander inligting van belang vir vrywilligers publiseer. Afhangende van hoe gesofistikeerd jou webwerf is, kan jy dalk 'n manier bied vir vrywilligers om dokumente op te laai, hul diensure na te spoor of opleidingsmateriaal te bekyk.
Leer vrywilligers ken via 'n opname
'n Opname is 'n nuttige kommunikasie-instrument om vrywilligers te leer ken en te ontdek hoe hulle by jou organisasie betrokke wil raak. Oorweeg dit om 'n opname beskikbaar te stel via die vrywilligersafdeling van jou webwerf, of sluit dit in by 'n e-possjabloon wat aan nuwe vrywilligers uitgaan. Dit moet net 'n paar vrae hê wat jou sal toelaat om 'n idee te kry van watter soort vrywilligersaktiwiteite hulle graag wil deelneem en watter vaardighede hulle het. Laat iemand die resultate hersien, en reik dan individueel uit met inligting oor komitees of projekte wat by hul belangstellings pas. Plaas hierdie inligting in 'n vrywilliger databasis wat in die toekoms gebruik kan word om mense in kennis te stel soos nuwe projekte beskikbaar raak.
Verbind met vrywilligers via sosiale media
Gebruik jou organisasie se sosiale media-teenwoordigheid as 'n kommunikasie-instrument vir interaksie met vrywilligers en ander belangegroepe. Moedig vrywilligers aan om die organisasie se sosiale media-bladsye te volg en die guns terug te gee, soos deur hulle terug te volg op Twitter of Instagram. Plaas foto's en byskrifte wat die bydraes van jou groep se vrywilligers beklemtoon, saam met skakels na mediadekking van die groep. Moedig vrywilligers aan om interaksie te hê deur kommentaar te lewer op en/of die organisasie se plasings te deel. Bevorder vrywillige betrokkenheid by die organisasie se algehele kommunikasiepogings deur 'n sosialemediakomitee op die been te bring om sosiale plasing te koördineer of te help.
Publiseer 'n vrywilligersnuusbrief
Baie niewinsorganisasies stuur maandeliks of kwartaalliks 'n nuusbrief aan vrywilligers, sowel as aan skenkers, befondsingsagentskappe, verbruikersverwysingsbronne en ander groepe. Die verspreiding van 'n nuusbrief is 'n goeie manier om belangstellendes te laat weet van die liefdadigheidsgroep se onlangse prestasies, huidige projekte en toekomstige doelwitte. Dit bied ook 'n uitstekende hulpmiddel om die bydraes van uitstaande vrywilligers te erken. Afhangende van wie jou vrywilligers en ander belangstellendes is, moet jy dalk 'n nuusbrief druk en pos, of jy kan beter bedien word deur 'n elektroniese nuusbrief. Oorweeg dit om belanghebbendes uit te nooi om in te teken op hul voorkeurafleweringsopsie.
Behou een-tot-een persoonlike kontak
Wanneer dit kom by die bou van verhoudings met vrywilligers, is daar geen plaasvervanger vir die maak van persoonlike kontak met die individue wat mildelik hul tyd en talente aan jou organisasie skenk nie. Dit is raadsaam om gereeld van aangesig tot aangesig vergaderings te skeduleer met vrywilligers wat voorsittersposisies beklee of wat ander sleutelrolle speel wat jou liefdadigheidsgroep in staat stel om sy missie te bereik. Om vrywilligers gereeld te bel om in te meld, kan 'n effektiewe manier wees om geïndividualiseerde kontak te behou sonder om hulle te vra om tyd opsy te sit vir 'n formele, persoonlike bespreking of videokonferensie. Die uitvoerende direkteur kan ook kletstye instel wanneer vrywilligers aangemoedig word om te kom inloer of te bel vir 'n persoonlike verbinding.
Koppel via Komiteevergaderings
Vrywilligerskomiteevergaderings kan noodsaaklik wees vir die sukses van alle soorte projekte. Wanneer 'n nuwe projek begin, is dit raadsaam om 'n vergadering te hou met diegene wat belangstel in vrywilligerswerk, sodat hulle 'n geleentheid het om meer te wete te kom oor watter tipe rolle beskikbaar is en watter soort tydstoewyding elkeen mag vereis. Sodra 'n komitee saamgestel is, hetsy vir 'n spesiale projek of vir 'n deurlopende werkgroep, bly gereelde vergaderings belangrik om die proses te bestuur en effektiewe vrywilligerkommunikasie te handhaaf. Dit is die beste om 'n vasgestelde skedule vir vergaderings vas te stel, soos die derde Dinsdag van elke maand, sodat vrywilligers vooraf planne kan maak.
Vra vrywilligers om terugvoer te deel
Kommunikasie moet beide kante vloei. Dit is net so belangrik om vrywilligers aan te moedig om hul gedagtes en idees met die organisasie en sy leiers te deel as wat dit is om seker te maak dat inligting na die vrywilligers vloei. Daar is baie maniere om dit vir vrywilligers maklik te maak om terugvoer te gee of voorstelle te deel. As vrywilligers gereeld by die kantoor inkom, stel 'n voorstellekassie op. Of stel 'n terugvoer@-e-posadres op wat vrywilligers kan gebruik enige tyd wat hulle wil. Dit is ook 'n goeie idee om die gewoonte te kry om tyd opsy te sit vir mense om terugvoer en voorstelle oor vergaderingagendas te deel. Jy sal dalk selfs gereeld fokusgroepe wil aanbied om terugvoer te verken en te bespreek. Wat saak maak, is dat dit maklik is vir vrywilligers om terugvoer te gee.
Hos sosiale byeenkomste vir vrywilligers
Voorsien geleenthede vir vrywilligers om met mekaar te skakel deur sosiale byeenkomste wat nie versoeke behels om tyd of geld te skenk nie. Oorweeg dit om gereeld 'n menger wat slegs vir vrywilligers beskikbaar is by jou kantoor of by die huis van 'n raadslid of komiteevoorsitter aan te bied. Nooi almal wat vrywillig is binne 'n vasgestelde tydraamwerk. Afhangende van jou organisasie se begroting, kan jy verversings voorsien, of dit is dalk beter om 'n potjie te beplan. Die sleutel is om 'n manier te bied vir mense wat 'n belangstelling in jou organisasie deel om mekaar te leer ken en bande te begin vorm. Jou vrywilligers sal immers baie meer geneig wees om by die organisasie betrokke te bly as hul vriende ook betrokke is.
Erken vrywillige pogings
Maak seker dat vrywilligers erken word vir die belangrike rol wat hulle beplan om jou organisasie toe te laat om sy missie na te kom of andersins belangrike sake te help. Maak seker dat openbare vermelding van die organisasie vrywilligers erken eerder as om te veel op die uitvoerende direkteur of ander personeellede te fokus. Byvoorbeeld, wanneer u publisiteit vir die organisasie soek, beveel lede van die media of bloggers aan om komiteevoorsitters of raadslede bykomend tot werknemers onderhoude te voer. Wanneer jy foto's van die organisasie se aktiwiteite publiseer, kies beelde wat vrywilligers bevat. Wanneer jy spesiale geleentheid fondsinsamelings bevorder, oorweeg dit om die name van komiteelede op die aankondiging te lys.
Betuig formeel waardering aan vrywilligers
Erkenning is belangrik, maar ook waardering. Maak seker dat jy dankie sê aan vrywilligers, beide van aangesig tot aangesig en via formele dankie-aantekeninge. Oorweeg dit om ten minste een keer per jaar 'n vrywilligerswaarderingsgeleentheid aan te bied, soos 'n middagete slegs vir vrywilligers of 'n ander byeenkoms wat 'n vrywilligerswaarderingstoespraak en dienstoekennings insluit. Verskaf plakette of ander toekennings vir vrywilligers wat besonder belangrike bydraes tot die groep gemaak het of wat jarelange ondersteuners is. Oorweeg jarelange dienstoekennings vir groot mylpale, asook papiersertifikate van waardering vir alle vrywilligers.
Gebruik 'n verskeidenheid vrywilligerskommunikasiehulpmiddels
Enige organisasie wat staatmaak op die diens van vrywilligers moet stappe doen om diegene wat hul tyd en talent deel, te betrek en te behou en om nuwe mense te werf om te help. Daar is geen plaasvervanger vir die handhawing van effektiewe kommunikasie met vrywilligers nie. Die gebruik van 'n verskeidenheid kommunikasie-instrumente sal jou help om 'n sterk span vrywilligers te bou en te betrek wat toegewyd is aan jou organisasie. Deur effektiewe vrywillige kommunikasie sal jy in staat wees om soliede verhoudings te kweek met individue wat waarskynlik nog vir baie jare by jou liefdadigheidsentiteit betrokke sal bly.
