Terwyl alle sakekonferensies oor die algemeen 'n verskeidenheid sprekers insluit wat onderwerpe bespreek wat vir die deelnemers van belang is, bevat die beste geleenthede 'n reeks verskillende soorte aktiwiteite. Maak seker dat die volgende geleentheid wat jy beplan 'n sukses is deur opsies in te sluit wat by alle segmente van die teikengehoor sal aanklank vind.
Keynote Speakers
Sleutelsprekers kan 'n groot trekpleister wees vir konferensiegangers. Dit is gewoonlik algemene sessieaanbiedings, wat beteken dat daar geen ander sprekers is wat sessies op dieselfde tyd hou nie. Die onderwerpe is gewoonlik verder as standaard professionele ontwikkelingstarief, en bied inspirasie of unieke insigte. Alhoewel hoofaanbieders enige tyd geskeduleer kan word, word hulle dikwels vir die eerste en laaste sessies by 'n konferensie bespreek.
Afhangende van die grootte en begroting van die geleentheid, bespreek sommige groepe bekendes of ander hoëprofiel-individue as hoofsprekers. Dan Rather was byvoorbeeld 'n hoofspreker vir HR Florida in 2016, en Malala Yousafzai sal by die Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo praat. Kleiner organisasies bespreek dikwels plaaslike bekendes of motiveringsprekers vir hierdie sessies. Jy kan hoofsprekers vind deur organisasies soos die National Speakers Association of Big Speak.
Uitbreeksessies
Uitbreeksessies is opvoedkundige programme wat deur die loop van die dag by sakekonferensiegeleenthede gehou word. Meer as een sessie word op dieselfde tyd geskeduleer, sodat deelnemers uit 'n verskeidenheid onderwerpe kan kies sodat hulle hul skedule tot 'n mate kan aanpas. Oorweeg dit om suksesvolle professionele persone in jou veld, bedryfskonsultante en -opleiers, verteenwoordigers van regeringsagentskappe en ander kundiges vir hoofnotagleuwe te bespreek. Oorweeg dit om 'n oproep vir sprekers op jou organisasie se webwerf te plaas om mense wat belangstel om by te dra, aan te moedig om voorstelle in te dien.
Wanneer jy uitbreeksprekers skeduleer, is dit belangrik om 'n wye verskeidenheid onderwerpe aan te bied, en om die onderwerpe te versprei sodat mense waarskynlik programme kan bywoon wat in hul belangstellings val. Byvoorbeeld, as jy twee rekeningkundeverwante sprekers het, skeduleer hulle op verskillende tye sodat die mense wat die meeste in rekeningkunde belangstel die geleentheid sal hê om albei by te woon. Bied hemelsbreed verskillende onderwerpe tegelyk aan, soos bemarking of kliëntediens, sodat deelnemers wat nie in rekeningkunde belangstel nie, ook baie het om van te kies.
Dinkskrumsessies
Een van die grootste voordele van die bywoning van konferensies is die geleentheid om eendersdenkende professionele persone te ontmoet en met hulle te kommunikeer. Oorweeg dit om tyd in die agenda opsy te sit vir dinkskrumsessies spesifiek vir spesifieke onderwerpe. Byvoorbeeld, jy kan 'n paar uitbreeksessies uitsluit om rondetafelbesprekings te wees oor warm onderwerpe wat relevant is vir die deelnemers. Alternatiewelik kan jy sitareas binne die lokaal se voorportaal aanwys om op verskillende tye deur die dag opsy gesit te word vir besprekings oor spesiale belangstellings. Bywoners wat belangstel om meer te wete te kom oor wat ander dink oor die aangewese onderwerpe, sal dit waardeer om 'n geleentheid te hê om aan so iets deel te neem.
Kleinhandelverkope
Konferensies bevat dikwels draagbare kleinhandelwinkels waar deelnemers handelsmerkitems kan koop wat die borgvereniging bied, soos t-hemde, penne, portefeuljes en meer. Hierdie kleinhandelverkooppunte dra gewoonlik ook boeke wat geskryf is deur skrywers wat by die geleentheid praat. As jou groep nie in 'n groot hoeveelheid voorraad kan belê nie, verskaf net 'n paar vertoonitems wat deelnemers by die geleentheid kan bestel sodat jy dit na hul huis of kantoor kan stuur. Hulle sal dit waarskynlik waardeer om nie items rond te dra of te pak om huis toe te neem nie, so jy sal dalk vind dat jy selfs meer op hierdie manier verkoop.
Boektekens
Praat van skrywers, dit is 'n goeie idee om boektekens te skeduleer vir sprekers wat boeke tydens die geleentheid gepubliseer het. Dit is oor die algemeen die beste om 'n spesifieke skrywer se boekondertekening onmiddellik na die individu se toespraak aan te bied, aangesien deelnemers wat opgewonde is oor die individu se aanbieding direk na die ondertekening kan gaan om 'n boek te koop om te onderteken. Dit kan jou groep help om boekverkope’n hupstoot te gee, en dit maak ook die vooruitsig om by jou geleentheid te praat veral aanloklik vir skrywers.
Handelskou
Die meeste besigheidskonferensies sluit 'n handelskougedeelte in, wat behels dat 'n area opsy gesit word waar verkopers en borge stalletjies kan oprig om hul produkte en dienste te vertoon in ruil vir 'n fooi. Die geld wat inkom as gevolg van fooie wat verband hou met beursdeelname, kan help om die koste van die aanbieding van die algehele geleentheid te dek en ook die beplanningsorganisasie help om inkomste te verdien om sy bedrywighede te ondersteun.
Vir sommige konferensies bly die beurs heeltyd oop, terwyl die uitstallershokkieafdeling by ander slegs vir deelnemers beskikbaar is gedurende tye wat sessies nie aan die gang is nie. Elke uitstaller kry 'n spesifieke standruimte waar hulle uitstallings opstel om hul produkte en dienste te bevorder. Hulle wys spanlede toe om die stalletjies te beman en met deelnemers te kommunikeer. Die meeste versprei produkliteratuur en bied 'n soort weggee (gewoonlik promosie-sakegeskenke of versnaperinge) aan, asook versamel kontakinligting van deelnemers om in die toekoms vir bemarkingsdoeleindes te gebruik.
Stille veiling
As jou konferensie 'n groot fondsinsameling vir die borggroep of ander vereniging is, oorweeg dit om 'n stille veiling aan te bied. Dit behels die insameling van geskenkte items waarop deelnemers vir 'n bepaalde tydsraamwerk tydens die konferensie kan bie. Sodra die bod gesluit is, "wen" die hoogste bieër vir elke item - wat beteken dat hulle die item sal koop. Diegene wat betrokke raak, doen pret inkopies en kompeteer, veral as hulle 'n paar goeie winskopies kry, en die organisasie geniet 'n bykomende inkomstestroom uit die geleentheid.
Kos: Etes en versnaperinge
Kos is 'n belangrike deel van enige konferensiegeleentheid! Die kans is goed dat jy etes en versnaperinge sal moet koop by die konvensiesentrum, hotel of ander plek waar die geleentheid gehou sal word. Jy moet beplan om 'n ligte ontbyt in die oggend te hê as die geleentheid vroeg in die dag begin, 'n bord- of buffet-middagete en middag-happies. Sommige geleenthede sluit ook aandete op een of meer aande in, veral as daar 'n toekenningseremonie of spesiale aand-hoofaanbieding is.
Wanneer jy die spyskaart bestel, maak seker dat jy 'n wye verskeidenheid opsies het om rekening te hou met spesiale dieetbeperkings. As jy buffet-keuses aanbied, maak seker dat daar keuses is vir mense wat nie dinge soos gluten, suiker, koring, neute of vleis kan (of kies om nie) te eet nie. Dit is ook raadsaam om opsies beskikbaar te hê vir diegene wat 'n veganistiese leefstyl volg. As jy geplateerde ma altye bedien, laat deelnemers toe om ma altye te kies wat by hul manier van eet pas. Een manier om dit te doen is om 'n afdeling op die registrasievorm in te sluit waar deelnemers dieetbeperkings kan spesifiseer of spesiale bestellings kan plaas.
Afskopontvangs
Oorweeg dit om 'n afskoponthaal op die eerste aand van die konferensie aan te bied wat daarop gefokus is om deelnemers by die geleentheid te betrek en ondersteuners (verkopers en borge) te bevorder. Die idee is om 'n prettige geleentheid aan te bied wat mense sal uitsien om by te woon en wat hulle 'n kans sal gee om op 'n gestruktureerde manier met ander deelnemers te sosialiseer.
Hierdie onthale word dikwels op die beursvloer gehou, en bied aan deelnemers 'n eerste blik op die uitstallers in 'n ontspanne omgewing waar kos en drinkgoed bedien word. Dit skep 'n waardetoegevoegde voordeel vir verkopers en borge wat betaal om uitstallersstalletjies te hê, aangesien hierdie onthale tipies goed bygewoon word deur konferensiedeelnemers.
Jy kan waarskynlik 'n borg kry om die koste van hierdie tipe gebeurtenis te onderskryf in ruil vir promosie-oorweging. As jy alkohol by die onthaal gaan bedien, oorweeg dit om vir elke deelnemer 'n sekere aantal drankkaartjies te gee sodat hulle 'n paar drankies gratis kan kry. Dit sal help om die koste te beheer en ook ander potensiële aanspreeklikheidskwessies te verminder. Daar behoort geen koste vir die kos of ander soorte drankies te wees nie.
Sosiale verbindings
Dit is 'n goeie idee om bykomende informele maniere in te sluit vir deelnemers om met mekaar te skakel en op 'n ontspanne manier te sosialiseer. Byvoorbeeld, jy kan 'n Tweetup insluit wat mense in staat stel om in 'n prettige hoekom te skakel, terwyl dit ook die geleentheid se sosiale media-teenwoordigheid verbeter. Kies 'n amptelike hutsmerker vir die geleentheid, sodat deelnemers hul ervarings aanlyn kan deel.
Dit is ook 'n goeie idee om deelnemers toe te laat om aan te meld om deel te neem aan groepgeleenthede waarvoor hulle op hul eie sou betaal, soos etes by sekere soorte restaurante, met sprekers of skrywers wie se werk by die geleentheid uitgelig word, of om die plaaslike besienswaardighede te sien. Dit is veral voordelig vir mense wat nie saam met ander mense wat hulle ken bywoon nie, aangesien dit hulle 'n manier bied om ander bywoners te leer ken en by die plaaslike area betrokke te raak sonder om dit op hul eie te waag.
Vermaak
Vermaak kan 'n wonderlike kenmerk wees vir groot konferensies, veral dié wat oor verskeie dae strek. Sommige meerdaagse konferensies sluit na-ure geleenthede in soos konserte, komedie-optredes of partytjies wat deelnemers kan bywoon. Toegang vir deelnemers moet by die algehele geleentheidregistrasiefooi ingesluit word, alhoewel jy hulle waarskynlik ook moet toelaat om bykomende kaartjies te koop net vir die vermaakgefokusde gedeelte(s). Op dié manier is dit moontlik vir sakereisigers wat vriende of familielede saambring om hul reisgenote vir hierdie tipe geleenthede in te sluit.
Oefengroepe
Dit kan moeilik wees om op koers te bly met jou oefenroetine wanneer jy by 'n konferensie uitstedig is. Dit kan nuttig wees wanneer die geleentheidsorganiseerders 'n skedule van georganiseerde groepoefenaktiwiteite publiseer. Jy kan byvoorbeeld 'n komiteelid wat vertroud is met die plaaslike area kry om daaglikse staptogte of drafplekke aan te bied, of 'n area by die lokaal opsy sit om groepfiksheidsklasse aan te bied aan diegene wat wil deelneem.
Pryse deur bywoners
Mense hou daarvan om dinge te wen, so dit kan wonderlik wees om maniere te bied vir deelnemers om vir te registreer en deurpryse tydens die geleentheid te wen. U kan deurpryse insluit wat deur die borgorganisasie verskaf word, sowel as items wat deur verkopers bygedra is. Sommige groepe kan byvoorbeeld 'n groot kontantprys (befonds deur die organisasie of 'n borg) toeken, tesame met kleiner pryse wat deur handelskou-uitstallers geskenk word.
Baie groepe bestuur die proses om deurpryse toe te ken deur aan deelnemers bingokaarte te voorsien wat gevul is met die naam van elke borg of die eerste verskeie verskaffers wat registreer en betaal. Bywoners moet die gespesifiseerde hokkies besoek om unieke stempels of handtekeninge te kry, dan word die voltooide kaarte in 'n tekening ingeskryf. Kaarte word getrek op 'n voorafbepaalde tyd (gewoonlik aan die einde van die dag), met pryse wat toegeken word aan deelnemers wat teenwoordig is.
By sommige geleenthede ken verkopers wat deurpryse het hulle toe deur besigheidskaartjies van deelnemers af te haal of strepieskodes van hul kentekens te skandeer.
Uitstallerdeurpryse
Sommige groepe bied ook deurpryse aan uitstallers as 'n manier om die individue en maatskappye wat finansiële ondersteuning vir die konferensie bied, verder te betrek. Een opsie is om name van een of twee uitstallers te trek om gratis stalletjiespasie vir die volgende jaar se geleentheid te ontvang. Jy kan ook oorweeg om name van verkoperverteenwoordigers te trek om prettige pryse toe te ken wat hulle sal geniet om te ontvang. Hulle sal dit waardeer, en dit kan hulle dalk help om hul werkgewers aan te spoor om volgende jaar deel te neem!
Evaluasies
Dit is belangrik om terugvoer te kry van vanjaar se deelnemers, sowel as die verkopers en borge. Verskaf 'n manier vir almal wat betrokke is om 'n evalueringsvorm te voltooi. Jy kan papierevaluasies by die geleentheid versprei of opvolg deur 'n opname binne 'n paar dae te stuur. Maak nie saak hoe jy vir terugvoer vra nie, dit is belangrik dat jy dit doen! Dit is ook belangrik dat jy luister! Publiseer die resultate en neem die terugvoer wat jy kry in ag wanneer jy volgende jaar se geleentheid begin beplan.
Hê 'n wonderlike konferensie
Alhoewel dit nie 'n allesomvattende lys is van elke moontlike tipe aktiwiteit wat by 'n konferensie ingesluit kan word nie, is dit 'n goeie beginpunt. Hersien hierdie idees en moedig die ander betrokke by die beplanning van jou volgende geleentheid aan om dieselfde te doen. Gebruik wat jy leer om sommige aktiwiteite te kies en as 'n beginpunt om aan ander idees te dink wat kan help om jou geleentheid selfs meer aantreklik vir jou teikengehoor te maak. Daar is baie konferensies daar buite, so dit is belangrik om stappe te neem om seker te maak dat joune waardevolle professionele ontwikkelingsgeleenthede en hulpbronne bied, sowel as 'n bietjie pret.