Om 'n geleentheid vir jou organisasie te beplan is stresvol en baie tydrowend. Om goed georganiseer te wees, kan help om stres te verlig en jou tyd te bespaar. Een belangrike aspek om in ag te neem wanneer jy beplan, is die uitnodiging. Die uitnodiging sal mense in kennis stel van die komende geleentheid en hulle vra om dit by te woon. Dit is dikwels die eerste keer dat hulle van die geleentheid hoor, daarom is dit belangrik om al die besonderhede in die uitnodiging te dek.
Basiese uitnodigingselemente
Die basiese elemente om by die uitnodiging in te sluit is:
- Organisasie wat die geleentheid aanbied
- Date
- Tyd
- Venue
- RSVP-kontakinligting
- Prys om die geleentheid by te woon
Dit is ook belangrik om die uitnodiging betyds uit te stuur. Dit beteken minstens ses tot agt weke voor die geleentheid. Dit gee die gaste tyd om te reageer en daarvolgens te beplan.
Skryf-uitnodigings vir 'n fondsinsameling
Die keuse van die regte bewoording kan die toon aangee vir jou fondsinsameling en gaste in kennis stel van die formaliteit van die geleentheid en wat hulle moet verwag.
Uitnodigingsriglyne
Sommige riglyne om in ag te neem wanneer die uitnodiging geskryf word, sluit in:
- Maak seker dat jy duidelik aandui wie by die geleentheid sal baat.
- Sluit besonderhede oor die geleentheid in, soos of aandete bedien sal word of as daar 'n kontantkroeg moet wees.
- Maak seker om die formaliteit van die geleentheid te noem. As die geleentheid 'n formele affêre is, noem dat dit 'n swart das is sodat gaste bewus is van die kleredragkode.
- Gee altyd kontakinligting vir ingeval die gaste enige vrae het.
- As die geleentheid by 'n onbekende plek is, oorweeg dit om aanwysings in die uitnodiging in te sluit.
Ander oorwegings
Enkele ander dinge om in ag te neem wanneer jy 'n uitnodiging skryf, is:
- Tema:Kies 'n tema en inkorporeer dit by die uitnodiging. Byvoorbeeld, as die geleentheid 'n gholfuitstappie is, gebruik 'n gholf-tema vir die uitnodiging.
- RSVP: Sluit altyd 'n reaksiekaart in vir gaste om terug te stuur. Die kaart moet 'n plek hê om die gas se naam te skryf saam met enige vorm van betaling indien nodig.
- Wees uniek: As daar iets uniek aan jou geleentheid is, lys dit in die uitnodiging om gaste te lok. Byvoorbeeld, 'n stil- of regstreekse veiling kan genoem word of as daar spesiale vermaak is.
Voorbeeld-uitnodigingbewoording
Daar is eindelose maniere om 'n uitnodiging vir 'n fondsinsameling te bewoord. Jy kan die volgende voorbeelde gebruik as 'n gids om jou eie uitnodiging te skryf:
Voorbeeld 1
Jaarlikse hoedmiddagete
Sluit asseblief by ons aan vir 'n middagete
Op plek
Op datum en tyd
Met middagete sal om 13:00 bedien word. met komplimentêre wyn
Pryse sal toegeken word vir beste hoed
Valet parking
$50 skenking sal Organisasie bevoordeel
Voorbeeld 2
Jy word uitgenooi na Gebeurtenisnaam
Date
Ligging
6:00 nm. Cocktails en Hors d'oeuvres
Kontantkroeg
7:30 nm. aandete
Stille en regstreekse veiling
Swart das word waardeer
Benefitting ABC
Lok gaste om jou geleentheid by te woon
Onthou dat die uitnodiging dikwels die eerste ding is wat gaste sal sien om hulle van jou geleentheid te waarsku. Maak seker dat jy tyd neem om die uitnodiging noukeurig te kies en dit op 'n duidelike manier te bewoord wat gaste besonderhede gee oor wat om te verwag. Wanneer u uitnodigings vir 'n fondsinsameling skep, hou altyd die toon wat u vir u geleentheid wil gee in gedagte en weerspieël dit in u bewoording. Wees so kreatief as wat jy wil om gaste te lok om jou fondsinsamelingsgeleentheid by te woon en om jou saak te ondersteun.
